Archivo Nacional de Costa Rica

Desde la época colonial existen directrices emitidas por las autoridades españolas para regular la conservación de los documentos oficiales, tales como cédulas y provisiones, de manera que se pueden documentar algunas normas establecidas durante ese período. Unas de ellas era que los documentos se tenían que guardar bajo tres llaves, custodiadas por personas diferentes y de renombre de la comunidad, con el fin de garantizar la seguridad y conservación de los documentos.

Asimismo, en el año 1660, el alférez Juan López de Ortega inicia una campaña de recolección de documentos del cabildo bajo la amenaza de severos castigos para los ciudadanos que los retengan. Al sobrevenir la independencia en 1821, las nuevas autoridades dieron muestras de proseguir con la sana costumbre de conservar la documentación al dictar diversas leyes que aseguraron la permanencia de los documentos administrativos y judiciales.

Sin embargo, es en la segunda mitad del siglo XIX cuando se consolida el interés de los costarricenses por preservar su historia, en la figura de don León Fernández Bonilla quien logra la creación de los Archivos Nacionales el 23 de julio de 1881 bajo el gobierno de don Salvador Lara. La primera sede de los Archivos Nacionales fue una casa particular alquilada. Posteriormente, durante los años 1883 a 1889 permaneció en una oficina del Palacio Nacional, para luego trasladarse al edificio de la Universidad de Santo Tomás, donde tuvo su sede hasta el año 1957, luego fue trasladado al edificio María Cristina en el centro de San José. Finalmente, en el año 1993, es trasladado a Zapote a un moderno edificio rodeado de zonas verdes, libre de contaminación y con todas las condiciones que exige la archivística actual.

Según un estudio realizado por José Francisco Murillo sobre el Archivo Nacional, se pueden distinguir tres etapas principales en el desarrollo de esa institución: La inicial, de asentamiento y de replanteamiento. La primera etapa se ubica entre los años 1881-1888 caracterizándose por documentos desorganizados, incompletos y deteriorados, así como por el reducido número de personal y con instalaciones inadecuadas.

La segunda etapa corresponde de 1889 a 1957 cuando el Archivo Nacional es instalado en el edificio de la Universidad de Santo Tomás. Durante este período se inicia la organización de sus fondos y la elaboración de instrumentos que facilitan su consulta. En 1902 se dicta el Primer Reglamento de los Archivos Nacionales, en el cual se dan lineamientos técnicos para la clasificación y la ordenación de los documentos. En 1934 se crea un timbre de archivo con la finalidad de financiar la construcción de un edificio adecuado para los Archivos Nacionales, pero es hasta 50 después, en 1993, cuando se inaugura la primera etapa de su edificio. En 1936 se edita la Revista del Archivo Nacional, cuyo objetivo era difundir los fondos documentales en custodia, así como las investigaciones históricas.

El período de replanteamiento (1969 –1990) se caracteriza por un mayor respaldo de las autoridades gubernamentales y por una gran cooperación internacional, sobre todo de la OEA y de la UNESCO que permitieron la capacitación del personal del Archivo Nacional en el exterior, principalmente en Argentina y España, con lo cual su personal adquiere nuevos conocimientos que permiten obtener una nueva visión del quehacer archivístico. Asimismo, por medio de la Ley 5574 de 17 de setiembre de 1974 se crea una Junta Administrativa con nuevas funciones, principalmente la de dotar al Archivo Nacional de un edificio propio. Además, se crea una fuente de financiamiento permanente mediante un impuesto a los cheques y los recursos obtenidos por el timbre de archivos.

A las etapas anteriores, se les debe agregar una cuarta etapa que se podría llamar de consolidación, que se inicia en 1990 con la creación Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Mediante esa Ley se dota al Archivo Nacional de un marco jurídico que lo convierte en el Archivo Histórico más grande del país y, en el ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo, se logra el sueño acariciado desde 1934 de dotarlo de un edificio moderno con las condiciones adecuadas para conservar el patrimonio documental de Costa Rica, cuya primera etapa se inauguró el 23 de abril de 1993. De 1993 a 2017 se incrementa la construcción de las siguientes etapas del edificio. En 1998 se construye la II etapa, se inicia la construcción de los 4 depósitos de Archivo Intermedio. En 2013 se inaugura la III etapa del edificio y en 2017 se construye la IV etapa del edificio.

Asimismo en los últimos 20 años, la institución sufre una revolución tecnológica: creación de bases de datos con los registros de localización de los documentos y digitalización de documentos facilitados en línea; sistemas de información; repositorios digitales; sitio web, redes sociales, tales como Facebook y Twitter, entre otras; así como inversiones importantes para dotar al Archivo Nacional de la infraestructura tecnológica requerida.

En el campo normativo también se ha producido importantes resoluciones y directrices para el Sistema Nacional de Archivos por parte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Asimismo durante 2017 se deroga el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos de 1995, y se publican dos nuevos reglamentos. En relación con la rectoría del Sistema Nacional de Archivos, cada año también se realizan decenas de asesorías archivísticas; inspecciones, cursos y charlas de capacitación archivística y para los notarios públicos; seminarios, congresos, etc.

Se intensificaron además, metas relativas a la proyección institucional, tales como la publicación de la Revista del Archivo Nacional y los Cuadernillos del Archivo Nacional; las exposiciones documentales en el Archivo Nacional e itinerantes en todo el país; las visitas guiadas a la institución; video del quehacer institucional; las celebraciones del Día Internacional de los Archivos; de los aniversarios de la Independencia y del Día internacional del patrimonio audiovisual, entre muchos otros.

Durante esta etapa el Archivo Nacional también se ha destacado en el nivel internacional, participando activamente, en organismos internacionales archivísticos, tales como el Comité Intergubernamental del Programa Iberarchivos; el Comité Regional para América Latina y el Caribe del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO; el Comité Director de la Asociación Latinoamericana de Archivos ocupando por primera vez un costarricense su presidencia entre 1999 y 2003; en el Comité Director del Consejo Internacional de Archivos, entre otros, y logrando importantes beneficios para la comunidad archivística nacional y regional.

El Archivo Nacional, para el cual laboran 126 funcionarios técnicos y profesionales, con gran responsabilidad y compromiso está más activo que nunca, así como preparado para enfrentar los retos presentes y futuros.